20 რჩევა თუ როგორ ვმართოთ დრო

რატომ არის მნიშვნელოვანი დროის მენეჯმენტი?

დროის მართვის სტრატეგიების სწავლა საშუალებას გაძლევთ იყოთ უფრო პროდუქტიული, მიაღწიოთ მეტს ნაკლებ დროში, რაც მეტ დროს ქმნის სხვა ამოცანების ან სწავლის შესაძლებლობებისთვის. თქვენი დროის ეფექტურად მართვა დაგეხმარებათ სტრესის შემცირებაში და თქვენი ფოკუსის გაუმჯობესებაში, რაც გახდებით უფრო ეფექტური სამუშაო ადგილზე და პოტენციურად მიგიყვანთ კიდევ უფრო დიდ კარიერულ წარმატებამდე.

აქ მოცემულია დროის მენეჯმენტის 20 რჩევა, რომელიც დაეხმარება დაკავებულ პროფესიონალებს სამუშაო ადგილზე მეტის გაკეთებაში:

1. შეინახეთ სიები

შექმენით აზრების სიები ან ამოცანები, რომლებიც უნდა შეასრულოთ მთელი დღის განმავლობაში. რაც შეიძლება მეტი ჩაწერეთ, ადვილი იქნება იმის დამახსოვრება, თუ რომელი ამოცანები გჭირდებათ მოგვიანებით. მობილურ მოწყობილობებსა და ლეპტოპებს ხშირად აქვთ ჩაშენებული დროის მართვის ინსტრუმენტები ამის გასაადვილებლად. თქვენ ასევე შეგიძლიათ ხელთ გქონდეთ პატარა ბლოკნოტი, რომ დაამატოთ ის, როცა რამე მოგახსენდებათ. ყოველი დღის ბოლოს, თქვენ შეგიძლიათ გადახედოთ დავალებებს და შექმნათ სამუშაოს სია მომდევნო დღისთვის, იცოდეთ რომ ყველაფერი მოგვარებულია.

2. ერთდროულად გაამახვილეთ ყურადღება ერთ დავალებაზე

კვლევებმა საბოლოოდ დაადგინა, რომ მრავალმხრივი დავალება ანელებს თქვენს პროდუქტიულობას. მაქსიმალური პროდუქტიულობისთვის, ფოკუსირდით ერთ ამოცანაზე ერთდროულად. უფრო ეფექტურია ერთი სამუშაოს დასრულება მეორეზე გადასვლამდე.

3. დაუსვით ვადა დავალებებს

პარკინსონის კანონი ამბობს, რომ სამუშაო გაფართოვდება, რათა შეავსოს დასრულებამდე ხელმისაწვდომი დრო. გარკვეული ნივთებისთვის დროის შეზღუდვის დაწესებით, თქვენ, ბუნებრივია, მეტ ყურადღებას გაამახვილებთ და უფრო ეფექტურად იმუშავებთ.  თუ აღმოაჩენთ, რომ მუშაობთ თქვენთვის დასახული დროის ლიმიტების მიღმა, შეიძლება დაგჭირდეთ შეამოწმოთ თქვენი სამუშაო პროცესი და მოძებნოთ ის, რაც შეიძლება კარგავ დროს ან თქვენს ყურადღებას მიიპყრო სამუშაოდან.

4. დაგეგმეთ კვირა კვირას

ორშაბათს თქვენი კვირის გეგმით გადასვლა დაგეხმარებათ შაბათ-კვირიდან ნაყოფიერ სამუშაო კვირაში გადასვლაში. კვირას გარკვეული დრო დაუთმეთ თქვენი კვირის დაგეგმვას, თქვენი ყოველკვირეული მიზნების დაყოფით ყოველდღიურ ამოცანებად. თუ იცით, რომ ორშაბათს ან კვირის სხვა კონკრეტულ მომენტებში ნაკლებ ენერგიას იღებთ, დაგეგმეთ დაბალი პრიორიტეტული დავალებები ამ მომენტებისთვის. თუ იცით თქვენი პროდუქტიულობის პიკი სამშაბათს და ოთხშაბათს, დაგეგმეთ თქვენი ყველაზე კრეატიული და მომთხოვნი ამოცანები იმ დღეებისთვის. თუ თქვენ გაქვთ ყოველკვირეული გუნდური შეხვედრები, განიხილეთ მათი ჩატარება ხუთშაბათს, როდესაც თქვენი გუნდის ენერგია სავარაუდოდ დაიწყებს კლებას. შემდეგ გამოიყენეთ პარასკევი დაგეგმვისა და ქსელისთვის.

5. შექმენით ყოველდღიური გეგმა

დაუთმეთ რამდენიმე წუთი ყოველი დღის ბოლოს, რათა შექმნათ ყოველდღიური სამუშაოების სია მომდევნო დღისთვის. ეს გაგიადვილებთ ისეთი ნივთების ჩართვას, რომელთა გადადებაც სხვა დღისთვის შეიძლება მოგიწიოთ. ის ასევე დაგეხმარება სამუშაოს სწორად შესრულებაში, როდესაც მეორე დღეს ოფისში შეხვალთ, რადგან გეცოდინებათ, რა ამოცანებით უნდა დაიწყოთ. კიდევ ერთი ხრიკი საკუთარი თავის მოტივაციისთვის არის თქვენი სიის ელემენტების სიტყვით გამოთქმა, თითქოს ისინი უკვე დაასრულეთ. მაგალითად, თქვენს სიაში „გაგზავნა ანგარიშის“ ნაცვლად, ჩაწერეთ „გამოგზავნილი ანგარიში“.

6. შექმენით „შესრულებული“ სია

თუ მოულოდნელი ამოცანები ჩნდება მთელი დღის განმავლობაში, შექმენით ცალკე სია თქვენი დავალებების სიის გვერდით, როდესაც შეასრულებთ ამ დამატებით დავალებებს. კვირას, გადახედეთ თქვენს დავალებების ჩამონათვალს დამატებით ბონუს დავალებებთან ერთად, რომ გაზარდოთ თქვენი ნდობა და დაგეხმაროთ მომავალი კვირის მიზნების ჩამონათვალის შექმნაში.

7. ჯერ დაასრულეთ თქვენი ყველაზე პრიორიტეტული ამოცანები

პირველ რიგში დაასრულეთ თქვენი ყველაზე მნიშვნელოვანი და ყველაზე რთული ამოცანები. ეს არა მხოლოდ უზრუნველყოფს მათ დროულად შესრულებას, კვლევებმა აჩვენა, რომ დღის პირველი საათი თქვენი ყველაზე პროდუქტიულია. სინამდვილეში, კვლევა აჩვენებს, რომ თქვენს ტვინს შეუძლია უფრო ადვილად ფოკუსირება მოახდინოს, როდესაც ის ნაკლებად ფხიზლადაა, რადგან არ არის ზედმეტი ენერგია სხვა აზრებისთვის

8. დაბლოკეთ ყურადღების გაფანტვა

ჩართეთ ტელეფონი არ შემაწუხოთ და ჩადეთ უჯრაში ისე, რომ მხედველობიდან არ იყოს. თქვენ ასევე შეგიძლიათ განიხილოთ მყისიერი მესინჯერის გამორთვა ან თქვენი ელფოსტის დახურვა, რათა არ შეგაწუხოთ ახალი შემომავალი ელფოსტა. ასევე მიზანშეწონილია დახუროთ ყველა ფანჯარა, გარდა იმ ფანჯრებისა, რომლებშიც მუშაობთ. თუ შესაძლებელია, დახურეთ კარი, რათა ნაკლებად შეგაწუხოთ. თუ თქვენ გყავთ თანამშრომელი ან უფროსი, რომელიც პერიოდულად ჩერდება თქვენს მაგიდასთან, განიხილეთ სწრაფი გაჩერება მათ ოფისებთან, სანამ დაიწყებთ ფოკუსირებულ დროს. თქვენ ასევე შეგიძლიათ იფიქროთ ხმაურის გამხსნელი ყურსასმენების გამოყენებაზე ან მუსიკის ჩართვაზე ყურადღების გადატანის მოსაშორებლად.

9. თვალყური ადევნეთ როგორ იხარჯება თქვენი დრო

იმის ცოდნა, თუ როგორ მართავთ თქვენს დროს, მნიშვნელოვანი ნაბიჯია დროის შესანიშნავი მართვისთვის. იფიქრეთ ერთი ან ორი დღის დახარჯვაზე და თითოეული დავალების ან აქტივობის დოკუმენტირებაზე, რომელსაც აკეთებთ. თქვენ ასევე შეგიძლიათ გამოიყენოთ პროდუქტიულობის აპი, რომელიც მონიტორინგს გაუწევს თქვენს აქტივობას თქვენს ტელეფონში ან კომპიუტერში.

10. დააჯილდოვეთ საკუთარი თავი რთული ამოცანებისთვის

იმის გამო, რომ ბუნებრივია რთული ამოცანების თავიდან აცილების სურვილი, დააჯილდოვეთ საკუთარი თავი ამ უსიამოვნო ან რთული ამოცანების უშუალოდ გადაწყვეტისთვის. მაგალითად, ნება მიეცით საკუთარ თავს დაისვენოთ და ისეირნოთ ან იმუშაოთ იმაზე, რაც ნამდვილად მოგწონთ ჯილდოდ.

11. იზრუნე საკუთარ თავზე

თქვენი პროდუქტიულობის გაზრდის მიზნით, მნიშვნელოვანია საკუთარ თავზე ზრუნვა. ეს ნიშნავს ჯანსაღი, ჯანსაღი საკვების მიღებას, რეგულარულ ვარჯიშს და რეკომენდებული შვიდიდან ცხრა საათის ძილს ყოველ ღამე.

12. მოვალეობების დელეგირება

თუ ლიდერის როლს ასრულებთ და მუდმივად ჩამორჩებით გრაფიკს ან მუშაობთ ლანჩზე, შეიძლება დაგჭირდეთ თქვენი გუნდისთვის მეტი პასუხისმგებლობის დელეგირება. ეფექტური დელეგირების დასაწყებად, იცოდეთ ვინ არიან თქვენი გუნდის წევრები და რა არის მათი ძლიერი და სუსტი მხარეები. დარწმუნდით, რომ მათ ესმით მიზნები და მოლოდინები, ასევე ვადები. ასევე მნიშვნელოვანია, რომ გახდეთ ხელმისაწვდომი კითხვებისთვის და აცნობოთ მათ, რა რესურსებია მათთვის ხელმისაწვდომი.

13. ფოკუსირება დიდ სურათზე

იმის ნაცვლად, რომ ისწრაფოდეთ სრულყოფილებისკენ ან თქვენი სამუშაოს მცირე დეტალებზე ფოკუსირდეთ, გაითვალისწინეთ დიდი სურათი. შეხედეთ ყველაზე მნიშვნელოვან ამოცანებს, რომლებიც თქვენს სამუშაოთა სიაშია, ვიდრე მცირე დეტალებს.

14. დაგეგმეთ შესვენებები დავალებებს შორის

კვლევებმა აჩვენა, რომ თქვენს ტვინს შეუძლია დარჩეს მაღალი ფოკუსირება ერთდროულად რამდენიმე წუთამდე. დაგეგმეთ შესვენება დავალებებს შორის ან, სულ მცირე, ყოველ 90 წუთში, რათა შეინარჩუნოთ პროდუქტიულობის მაქსიმალური რაოდენობა15. მაქსიმალურად გამოიყენეთ ლოდინის დრო

ყველას აწყდება პერიოდები, როდესაც უნდა დაელოდონ, იქნება ეს აეროპორტში თუ მატარებლის სადგურზე. გამოიყენეთ შესვენების ეს პერიოდები ელ.წერილებზე პასუხის გასაცემად, პოდკასტის ან კითხვისთვის, გამოტოვებული სატელეფონო ზარების საპასუხოდ, ან უბრალოდ დაისვენეთ და მედიტაციისთვის. მოემზადეთ ამ მომენტებისთვის, სადაც ელოდებით.

16. მოაწყეთ თქვენი ელფოსტა

გადატვირთულმა შემოსულმა შეიძლება გამოიწვიოს მეტი დრო დახარჯოთ მნიშვნელოვანი ელფოსტის ძიებაში, რომლებზეც უნდა უპასუხოთ, ან საერთოდ უგულებელყოთ მნიშვნელოვანი წერილები. დაარქივეთ ელ.წერილები, რომლებიც შეიძლება შეიცავდეს მნიშვნელოვან ინფორმაციას, მაგრამ რომლებიც არ საჭიროებს დაუყოვნებლივ პასუხს. შექმენით ლეიბლები ელფოსტაზე, რომელიც მოითხოვს თქვენგან რაიმე სახის მოქმედებას, როგორიცაა „გადაუდებელი“, „საჭიროებს მოქმედებას“ ან „ველოდები“. შექმენით ფილტრები შემომავალი ელ.ფოსტის ავტომატური ლეიბლის დასაწერად ელფოსტის საკვანძო სიტყვის საფუძველზე ან ვინ აგზავნის მას. თქვენ შეგიძლიათ ყველა შემომავალი გაზეთის ეტიკეტიც კი გააკეთოთ ელ.ფოსტის ფილტრის შესაქმნელად, რომელიც შეიცავს სიტყვას “გამოწერის გაუქმება”.

17. დასახეთ SMART მიზნები

თქვენი პროდუქტიულობა ხშირად იზომება თქვენი მიზნების მიღწევის უნარით. თუ თქვენ მიაღწევთ ამ მიზნებს სწრაფად, რესურსების მცირე ინვესტიციით, ეს აშკარა ნიშანია იმისა, რომ თქვენ ეფექტურად მართავთ თქვენს დროს და ხართ პროდუქტიული. თუმცა, ამის მნიშვნელოვანი ნაწილია SMART მიზნების ქონა. SMART მიზნები არის კონკრეტული, გაზომვადი, მიღწევადი, რეალისტური და დროში შეზღუდული. დარწმუნდით, რომ ყოველდღიური, ყოველკვირეული და ყოველთვიური მიზნების დასახვისას ისინი ასევე ჭკვიანია.

დაკავშირებული: SMART მიზნები: განმარტება და მაგალითები

18. ისწავლეთ უარის თქმა

ფრთხილად იყავით ისეთი რამის შესრულებაში, რაც თქვენს დროს მოითხოვს. როდესაც გთხოვთ რაიმეს შესრულებას, უპასუხეთ, რომ შეამოწმებთ თქვენს განრიგს და დაუბრუნდებით ადამიანს. ეს მოგცემთ დროს, რომ შეაფასოთ, შეესაბამება თუ არა ის თქვენს მიზნებს და გაქვთ თუ არა რეალურად დრო მისაცემად.

19. იყავი ადრე

შეამცირეთ სტრესი ყოველთვის ადრე ყოფნით. ეს ეხება არა მხოლოდ შეხვედრებს, არამედ ვადებსაც. ყოველთვის დაგეგმეთ თქვენი სამუშაოს წარდგენა დაგეგმილზე ადრე.

20. სცადეთ აქტივობები, რომლებიც მოიცავს სხვადასხვა უნარებს

იფიქრეთ იმ აქტივობებში ჩართვაში, რომლებიც იყენებს უნარების კომპლექტს, რომელსაც არ იყენებთ სამსახურში ყოფნისას. მაგალითად, თუ დღის უმეტეს ნაწილს ოფისში ჯდომით ატარებთ, შეუდექით ცეკვას ან ხატვას.

თქვენ შეიძლება აღმოაჩინოთ, რომ ჩართვის უნარი, რომელსაც თქვენ არ იყენებთ იმდენს სამსახურში, მოგცემთ მეტ კრეატიულობას და თქვენ შეძლებთ პრობლემების უფრო სწრაფად გადაჭრას.

 

---

 აიბიელ აკადემიიის მკითხველებისთვის სტატია მოამზადა : თამუნა შარიქაძემ